One moment please...
 
Exact Synergy Enterprise   
 

Aanmaken en bewerken van verzoeken

Menupaden

Menupaden

  • Modules Werkstroom Invoer Verzoeken Verzoeken: Niew
  • Modules Werkstroom Overzichten Verzoeken Zoeken
  • Modules Service management  Overzichten Service activiteiten Service activiteiten
  •   Mijn Werkstroom.

Introductie

Er zijn verschillende typen verzoeken welke al zijn gedefinieerd in Exact Synergy Enterprise. Administrators kunnen daarnaast zelf aangepaste verzoektypes aanmaken en toevoegen. Afhankelijk van het verzoektype kunnen de verzoeken worden gebruikt voor verschillende functies zoals het indienen van een verlof aanvraag of een ziekmelding. Daarnaast is het mogelijk om informatie te delen met collega's of om een afspraak aan te maken. Verzoeken welke in een procesgang template worden gebruikt, kunnen worden ingezet om een processtroom op te starten. Hierbij kunt u denken aan een sales cycle. Tevens is het mogelijk om een speciaal gedefinieerd verzoek te gebruiken om de status van een klant aan te passen.

In dit document beschrijven we het gebruik van enkelvoudige, meervoudige en week verzoektypes. Het is ook mogelijk om een verzoek aan te maken vanuit een document, projectkaart, contactpersoonkaart,  medewerkerskaart, artikelkaart, serienummerkaart, relatiekaart of vanuit een ander verzoek.

Opmerking: Wanneer u een verlof aanvraag heeft ingediend dan zal het corresponderende aantal dagen in mindering worden gebracht op het aantal beschikbare dagen om vrij te nemen.

Rollen  en Rechten

Alle gebruikers kunnen afhankelijk van de instellingen op het tabblad Flow van een verzoektype definitie, een verzoek aanmaken of bewerken. Of bepaalde informatie zichtbaar is of dat het bewerkt kan worden, hangt af van de status en de definitie van het verzoek, gedefinieerd op het tabblad Velden in de verzoektype definitie. Daarnaast zijn de acties welke kunnen worden uitgevoerd ook afhankelijk van de status en de verzoektype definitie. Bij privé verzoeken kan alleen de aanmaker en de huidige medewerker (in het verzoek) het verzoek bekijken en bewerken.

Opmerking:

  • Voor meer informatie over de functierechten kunt u gaan naar Modules Systeem Inrichting Beveiliging Functierechten.
  • Voor meer informatie over de rollen kunt u gaan naar Modules Systeem Inrichting Beveiliging Rollen.

Welke versie gebruikt u?

De informatie in dit document is van toepassing op product update 260. Indien u met een lagere versie werkt, zullen bepaalde functies die hier worden toegelicht niet van toepassing zijn.

Hoe maak ik een verzoek?

  1. Op de pagina Verzoek: Nieuw selecteert u een verzoektype in de sectie Kies uit alle verzoektypes.
  2. Definieer de relevante velden.
  3. Klik op Aanmaken.

Houd rekening met:

  • Alle velden met een “!“ zijn verplicht.
  • De knop Indienen is alleen beschikbaar wanneer het verzoek nieuw is of de status Concept heeft.

Hoe bewerk ik een verzoek?

  1. Op de pagina Verzoek: Nieuw selecteert u een verzoektype in de sectie Kies uit alle verzoektypes.
  2. Definieer de relevante velden.
  3. Klik op Bewerken om wijzigingen te maken.
  4. Klik op Bewaren.

Houd rekening met:

  • Alle velden met een “!“ zijn verplicht.
  • De knop Bewerken is handig in situaties waarbij u ook de  medewerker  bent die het verzoek goed dient te keuren.

Hoe bewaar ik een verzoek als Concept?

  1. Op de pagina Verzoek: Nieuw selecteert u een verzoektype in de sectie Kies uit alle verzoektypes.
  2. Definieer de relevante velden.
  3. Klik op Concept.

Hoe verwijder ik een verzoek?

  1. Definieer de zoekcriteria op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken.
  2. Klik op Bewaren.
  3. Selecteer het verzoek dat u wilt verwijderen door op op de hyperlink in de kolom Omschrijving te klikken.
  4. Klik op Verwijderen.

Houd rekening met: Alleen de aanmaker van het verzoek, de manager van het artikel dat is opgegeven in het verzoek of een  medewerker met een specifieke rol, kunnen een verzoek verwijderen.

Hoe kopieer ik een verzoek?

  1. Definieer de zoekcriteria op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken.
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek dat u wilt kopiëren door op de hyperlink in de kolom Omschrijving te klikken.

Houd rekening met: De knop Kopiëren is niet beschikbaar wanneer het een nieuw verzoek is.

Hoe keur ik een verzoek goed?

  1. Definieer de zoekcriteria op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken .
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek met de status Open in de kolom Status door op de hyperlink in de kolomOmschrijving te klikken.
  4. Klik op Goedkeuren.

Houd rekening met: De knop Goedkeuren is alleen beschikbaar wanneer het verzoek de status Open heeft en u de aangewezen  medewerker bent om het verzoek goed te keuren.

Hoe keur ik een verzoek af?

  1. Definieer de zoekcriteria op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken .
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek met de status Open, Goedgekeurd ofGerealiseerdin de kolom Status door op de hyperlink in de kolomOmschrijving te klikken.
  4. Klik op Afkeuren.

Houd rekening met: De knop Afkeuren is alleen beschikbaar voor de huidige acteur van het verzoek in de status Open, Goedgekeurd, ofGerealiseerd.

Hoe heropen ik een verzoek?

  1. Definieer de zoekcriteria op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken .
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek met de status Open in de kolom Status door op de hyperlink in de kolomOmschrijving te klikken.
  4. Klik op Heropenen.

Houd rekening met: De knop Heropenen is alleen beschikbaar wanneer het verzoek de status Goedgekeurd, Gerealiseerd, of Verwerkt heeft, afhankelijk van de instellingen in de sectie We kan het verzoek heropenen nadat het is afgehandeld? op het tabblad Flow in de verzoektype definitie.

Hoe verwerk ik het verzoek en markeer ik deze als afgehandeld?

  1. Definieer de zoekcriteria op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken .
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek met de status Gerealiseerd of Goedgekeurd in de kolom Actie door op de hyperlink in de kolom Omschrijving te klikken.
  4. Klik op Verwerken.

Houd rekening met: De knop Verwerken is alleen beschikbaar voor de  medewerker die is aangewezen om het verzoek te verwerken wanneer dit voor dit verzoek is ingesteld in de sectie Wie kan het verzoek verwerken op het tabblad Flow in de verzoektype definitie. Wanneer het verzoek gerealiseerd dient te worden, dan is deze optie beschikbaar wanneer het verzoek de status Gerealiseerd heeft. Anders is dit beschikbaar wanneer het verzoek de status Goedgekeurd heeft.

Hoe kan ik een medewerker toewijzigen om een actie betreffende het verzoek uit te voeren?

  1. Definieer de zoekcriteria op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken .
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek met de status Gerealiseerd of Goedgekeurd in de kolom Actie door op de hyperlink in de kolom Omschrijving te klikken.
  4. Klik op Toekennen.

Houd rekening met: De knop Toewijzen is beschikbaar in de status Open, Goedgekeurd, of Gerealiseerd. Aan  wie het verzoek toegewezen kan worden hangt af van de instelling Toewijzen: Eigendom in de secties Goedkeuren, Realiseren en Verwerken op het tabblad Flow in de verzoektype definitie.

Hoe kan ik een verzoek overnemen?

  1. Definieer de zoekcriteria op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken .
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek met de status Open, Goedgekeurd ofGerealiseerdin de kolom Status door op de hyperlink in de kolomOmschrijving te klikken.
  4. Klik op Overnemen.

Houd rekening met: De knop Overnemen is beschikbaar voor de  medewerker die toestemming heeft om de betreffende actie te voeren wanneer het verzoek de status Open, Goedgekeurd, of Gerealiseerd heeft. Wie die medewerker is hangt af van instellingen bij de optie Overnemen: Eigendom in de secties Goedkeuren, Realiseren, en Verwerken op het tabblad Flow in de requesttype definitie

Hoe kan ik een andere medewerker in een verzoek opmerken?

  1. Definieer de zoekcriteria op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken .
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek met de status Open, Goedgekeurd ofGerealiseerdin de kolom Status door op de hyperlink in de kolomOmschrijving te klikken.
  4. Klik op Opmerken.  
  5. Definieer de zoekcriteria op de pagina Medewerkers.
  6. Klik op Actualiseren.
  7. Selecteer het selectieveld naast het ID van de betreffende medewerker.
  8. Klik op Toevoegen en klik vervolgens op Sluiten.

Hoe kan ik meerdere medewerkers in een verzoek opmerken?

  1. On the Werkstroom: Zoeken - Verzoeken page, define the zoeken criteria.
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek met de status Open, Goedgekeurd ofGerealiseerdin de kolom Status door op de hyperlink in de kolomOmschrijving te klikken.
  4. Klik op Opmerken.
  5. Definieer de zoekcriteria op de pagina Medewerkers.
  6. Klik op Actualiseren.
  7. Selecteer de selectievelden naast de ID's van de betreffende medewerkers.
  8. Klik op Toevoegen.
  9. Zodra de betreffende medewerkers zijn geselecteerd, klik op Sluiten.

Houd rekening met: De knop Opmerken is beschikbaar voor medewerkers die bij het verzoek betrokken zijn. De beschikbaarheid hiervan in de status Open, Goedgekeurd, of Gerealiseerd en welke medewerkers opgemerkt kunnen worden is afhankelijk van de optie Toewijzen: Opmerking in de secties Goedkeuren, Realiseren en Verwerken op het tabblad Flow in de verzoektype definitie. 

Hoe verwijder ik een opgemerkte medewerker uit een verzoek?

  1. Op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken definieer de zoekcriteria.
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek met de status Open, Goedgekeurd ofGerealiseerdin de kolom Status door op de hyperlink in de kolomOmschrijving te klikken.
  4. Klik op Wissen: Alle opmerkingen.
  5. Op de pagina Opmerken (Wissen) selecteert u het selectieveld voor het ID van de medewerker.
  6. Klik op Toevoegen en vervolgens op Sluiten.

Hoe verwijder ik meerdere opgemerkte medewerkers uit een verzoek?

  1. Op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken definieer de zoekcriteria.
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek met de status Open, Goedgekeurd ofGerealiseerdin de kolom Status door op de hyperlink in de kolomOmschrijving te klikken.
  4. Klik op Wissen: Remark.
  5. Selecteer op de pagina Opmerken (Wissen) de selectievelden naast de ID's van de betreffende medewerkers.
  6. Klik op Toevoegen en vervolgens op Sluiten.

Houd rekening met: De knop Wissen: Opmerken is alleen beschikbaar voor  de medewerker die de medewerkers heeft  opgemerkt.

Hoe realiseer ik een verzoek?

  1. Definieer de zoekcriteria op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken .
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek met de status Open in de kolom Actie door op de hyperlink in de kolom Omschrijving te klikken.
  4. Klik op Realiseren.

Houd rekening met: De knop Realiseren is alleen beschikbaar als het verzoek zich in de status Open bevindt en u de aangewezen  medewerker bent om het verzoek te realiseren.

Hoe zet ik het verzoek terug bij de aangewezen medewerker?

  1. On the Werkstroom: Zoeken - Verzoeken page, define the zoeken criteria.
  2. Klik op Tonen.
  3. Selecteer het verzoek met de status Open in de kolom Status door op de hyperlink in de kolomOmschrijving te klikken.
  4. Klik op Heropbouwen op de pagina van het betreffende verzoek.

Houd rekening met: De knop Heropbouwen is alleen beschikbaar wanneer het verzoek is overgenomen of toegewezen. Wanneer het verzoek is toegewezen aan een andere  medewerker of het eigendom is overgenomen door een andere medewerker, dan worden de toewijzing en de overname verwijderd. U kunt hier bijvoorbeeld op klikken om een toewijzing af te keuren zonder het verzoek af te keuren of het verzoek terug te zetten in de werkstroom van diegene die hem heeft toegewezen wanneer er nog steeds wat gedaan dient te worden voordat het verzoek gerealiseerd kan worden.

1.6 Hoe kan ik verslagen afdrukken?

  1. On the Werkstroom: Zoeken - Verzoeken page, define the zoeken criteria.
  2. Klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Aangemaakt of Omschrijving.
  4. Klik op Verslag afdrukken.

Hoe kan ik brieven aanmaken?

  1. Op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken definieer de zoekcriteria.
  2. Klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Aanmaken of Omschrijving.
  4. Klik op Brief maken. Voor meer informatie, zie Aanmaken van brieven met Word Merge.

Houd rekening met:

  • Voor meer informatie over het aanmaken van brieven in een bulkproces, zie Creating letters with Word Merge on bulk processes.
  • De knop Brief maken is alleen beschikbaar wanneer het selectieveld bij Word Merge in de sectie Word Merge is geselecteerd op de pagina Documenten: Instellingen. Voor meer informatie, zie Documentinstellingen. Deze instelling is alleen van toepassing voor bestaande gebruikers die naar productupdate 250 over gaan. Vanaf product update 250 zal automatisch de knop Brief maken worden getoond.
  • De knop Brief maken is niet beschikbaar wanneer het een nieuw verzoek is.

Hoe kan ik e-mails aanmaken?

  1. Op de pagina Werkstroom: Zoeken - Verzoeken definieer de zoekcriteria.
  2. Klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Aanmaken of Omschrijving.
  4. Klik op Email maken. Voor meer informatie, zie Aanmaken van e-mails met Word Merge.

Houd rekening met:

  • Voor meer informatie over het verzenden van e-mails in een bulk, zie Creating e-mails with Word Merge on bulk processes.
  • De knop Email maken is alleen beschikbaar wanneer het selectieveld bij Word Merge in de sectie Word Merge is geselecteerd op de pagina Documenten: Instellingen. Voor meer informatie, zie Instelling up documents. Deze instelling is alleen van toepassing voor bestaande gebruikers die naar productupdate 250 over gaan. Vanaf product update 250 zal automatisch de knop Email maken worden getoond.
  • De knop Email maken is niet beschikbaar wanneer het een nieuw verzoek is.

Probleemoplossing

Wanneer u een Meervoudig verzoek indient is 5000 het maximum aantal formuliervelden dat wordt ondersteund. Wanneer er een foutmelding optreedt bij het indienen van een Meervoudig verzoek, betekent dit dat het aantal formuliervelden de 5000 heeft overschreden. Om dit op te lossen, dient u de waarde van de formuliervelden op te halen en deze te vervangen door een hogere waarde. Om dit te doen, zie het volgende:

  1. Wijzig add key="EnableHttpCollectionKeysLogging" value="0" naar add key="EnableHttpCollectionKeysLogging" value="1" in het web.config bestand.
  2. Dien het meervoudige verzoek in dat de foutmelding veroorzaakt.
  3. Voer het volgende schript uit in de databse:
  4. Vervang de waarde in de tag door de waarde die is opgehaald uit de SQL-query.

Houd er rekening mee dat als de waarde te hoog is, dat het systeem kan vertragen of crashen.

Knoppen

Velden

Gerelateerde documenten

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 21.866.538
 Assortment:  Date: 10-01-2020
 Release:  Attachment:
 Disclaimer